Здравствуйте, дорогая Злата! К огромному сожалению, я не смогу приехать на наш съезд из-за занятости на работе. В моей жизни так много неопределенности, что я даже не знаю, когда будет отпуск. Обещают - в начале июля.

А можно ли так сделать, что если вдруг у меня появится возможность, то я просто подъеду позже?

А свои полномочия я бы отдал или Вам или Инге Пидевич. Если это, разумеется, возможно.